הקלטת שיחות טלפון בעסקים

בעולם העסקים המודרני, מהווה התקשורת הטלפונית חלק מהותי בהתנהלות העסקית. מגוון המוצרים והשירותים הנמכרים האמצעות שיחות טלפוניות הולך ועולה ובהתאם לכך גוברת הדרישה לתיעוד וגיבוי תהליכי המכירה. להלן פירוט מספר תחומי פעילות בהם נדרשת הקלטת שיחות הטלפון:
הקלטת שיחות טלפון לסוכני ביטוח : בביצוע מכירה טלפונית של פוליסות בריאות, סיעוד ומחלות קשות, נדרשת הצהרת בריאות של המבוטח על מצבו הבריאותי כחלק מדרישות יצירת הפוליסה. מערכת טלרקורדר משמשת להקלטת הצהרת הבריאות של המבוטח ומשמשת תחליף קביל לחתימת המבוטח על הצהרה מודפסת.
הקלטת שיחות טלפון לעורכי דין : תחום המשפטי, משמשת הקלטת שיחת הטלפון, כראיה קבילה בבית המשפט. עורכי דין רבים ממליצים ללקוחותיהם לקיים שיחת טלפון עם הצד הנגדי ולהקליט את דבריו כדי להשתמש בהודאתו בבית המשפט.
הקלטת שיחות טלפון למשרד תיווך : בתחום תיווך דירות ונדל”ן יש חשיבות עצומה להקלטת השיחות בכדי למנוע אי הבנות. במקרים רבים מתווך הנדל”ן מוסר ללקוח מידע בלעדי ונדרשת לו הוכחה כי המידע הגיע ממנו ולא ממקור אחר. הקלטת השיחה היינה הוכחה לקיום השיחה ותוכן השיחה, בין אם מדובר בשיחה טלפונית ובין אם מדובר בהקלטת שיחה בחלל החדר במשרדי המתווך.
הקלטת מוקד טלפוני : ישנם סוגים שונים של מוקדי שיחות טלפונים: מוקד מכירות טלפוני, מוקד שרות ומוקדי ביצוע סקרים טלפוניים. הקלטת השיחות במוקד נדרשת הן להקלטת עסקה טלפונית לביצוע מכירה במסמך חסר – כלומר הוכחת אישור הלקוח לעסקה, מחיר העסקה, אמצעי התשלום וכו’ והן כאמצעי שיפור וייעול תהליך המכירה והשרות עצמו. האזנה לאופן ביצוע השיחה ע”י נציג השרות הטלפוני וביצוע משוב על השיחה משמשים לתרגול והדרכת הנציגים לשיפור התהליך והתוצאות. כמו כן, ההקלטה יכולה למנוע אי הבנות וויכוחים מיותרים בין נציגי המוקד ללקוחות.
הקלטת שיחות טלפון לעסקים קטנים : עסקים רבים מבצעים את אישורי הזמנה והביצוע בשיחה טלפונית. הקלטת השיחה תמנע מקרים של אי הבנות או ויכוח על הלקוח על ביצוע ההוראה. מגוון התחומים רחב ביותר ולצורך ההמחשה נציג מספר דוגמאות: בתי דפוס המקבלים הוראה טלפונית של הורדה לדפוס, ברוקרים המקבלים הוראות ביצוע לעסקאות פיננסיות בשיחות טלפון, חברות הסעות והובלות המקבלות הנחיות עבודה בשיחה טלפונית, מוקדי מכירה המבצעים עסקאות במסמך חסר, מוקדים רפואיים, רופאי שיניים ומרפאות המוסרים הנחיות להמשך הטיפול בשיחת טלפון וכו’.

תחומים נוספים בהם נדרשת הקלטת שיחות הנם תחום העיתונות והתקשורת בו משתמשים בהקלטה לראיון והכנת הכתבה, תחום הבילוש והמעקב בו נושא ההקלטה מהווה שרות עיקרי ועוד תחומים רבים אחרים.