מערכת הקלטת שיחות טלפון לסוכני ביטוח
בשנים האחרונות חלה התפתחות משמעותית בתחום המכירות הטלפוניות של פוליסות ביטוח. לרוב מדובר על פוליסות בתחום הבריאות והסיעוד בהם מוצעת למבוטח פוליסה משלימה, לכיסוי מקרים של מחלות קשות, טיפולים פרטיים וסיעוד.
לצורך ביצוע הפוליסה מסוג זה, נדרש סוכן הביטוח להעביר הצהרת בריאות של המבוטח. הקלטת שיחת טלפון של הצהרת הבריאות מהווה תחליף קביל לביצוע הפוליסה ובהתאם לכך נדרש פתרון להקלטת השיחות לסוכני ביטוח.
בנוסף, ניתן להשתמש בהקלטת השיחות בתחום הביטוח להקלטת שיחות טלפון עם מבוטחים לביצוע הרחבה בפוליסת ביטוח קיימת. לדוגמא, תוספת נהג לפוליסת ביטוח הרכב, לתקופה מוגבלת או שינוי בדרישות הפוליסה. הקלטת השיחה עם המבוטח תחסוך אי הבנות ואי נעימות במקרה של תאונה והפעלת הפוליסה.
במהלך השנים נתקלנו במקרים רבים שהקלטת השיחה ע”י סוכן הביטוח חסכה תלונות מיותרות ותביעות משפטיות.
מערכת טלרקורדר מציעה מספר פתרונות הקלטה לסוכן הביטוח:
זוהי מערכת הקלטה המאפשרת להקליט את שיחות הטלפון למחשב בעמדת העבודה. ניתן לחבר מספר מערכות הקלטה מכמה עמדות בסוכנות לשרת מרכזי אחד ולייצר מערכת הקלטה מקושרת, כך שההקלטות מכל העמדות ישמרו במקום אחד בסוכנות. באופן זה, ניתן לנהל ארכיון הקלטות מרכזי לכל העמדות ביחד ולבצע גיבויים של כל ההקלטות באופן מרוכז.
המערכת מספקת מסך חיפוש וניהול קבצי ההקלטה המאפשר לאתר ולמצוא הקלטה, להשמיע את תוכן השיחה שבוצעה במהלך ביצוע מכירה טלפונית של פוליסת ביטוח ולוודא כי כל הפרטים הנדרשים מופיעים בהקלטה.
השלב הבא הוא העברת ההקלטה לחברת הביטוח – לצורך כך מציעה מערכת טלרקורדר אפשרות של העתקת ההקלטות לדיסק (CD) בלחיצת כפתור – כלומר על הסוכן לאתר את ההקלטות הנדרשות במסך החיפוש של התוכנה ובלחיצת כפתור המערכת תצרוב את קבצי ההקלטה על הדיסק. לחלופין, ניתן להעתיק את הקבצים על דיסק נשלף (DOK) גם זאת בקלות וביעילות.
המערכת מאפשר משלוח ההקלטות בדואר אלקטרוני ישירות מתוך התוכנה, כלומר לאחר איתור ההקלטות המערכת מאפשרת פעולה של “שלח במייל” כאשר ניתן לקבוע את כתובת המייל למשלוח אוטומטית ללא צורך בהקלדות מיותרות.
מערכת טלרקורדר מאפשרת הקלטה של שיחות באופן אוטומטי מלא או הקלטה ידנית של שיחות נבחרות. ניתן להגדיר את מבנה שם הקובץ כך שיכיל את מספר תעודת הזהות של המבוטח, תאריך השיחה, שם המבוטח ופרטים נוספים לפי בחירה.
המערכת מאושרת לשימוש ע”י כל חברות הביטוח בישראל ורכיב החומרה של המערכת מיוצר באישור משרד התקשורת ומכון התקנים היישראלי. ניתן להתקין את המערכת באופן עצמאי ופשוט או להזמין מתקין מקצועי שיבצע את ההתקנה וההגדרות המתקדמות הנדרשות לפי הצורך. המערכת מאפשרת ביצוע הקלטות ללא מגבלה וללא עלויות נוספות מעבר לעלות המערכת הראשונית, האחריות והשרות השנתי.
מערכת הקלטת שיחות ®TelRecorder-Pro :
פתרון מתקדם למערכת טלרקורדר המותאם במיוחד לעבודה עם חברות הביטוח המובילות. המערכת מאפשרת ביצוע הקלטת השיחה והצהרת הבריאות כאשר בסיום השיחה הסוכן מקליד את נתוני המבוטח לטופס אלקטרוני. המערכת בודקת את תקפות מספר תעודת הזהות ושדות החובה בטופס ומתריעה על טעות בהקלדה של מספר ת.ז. לא חוקי או פרטים חסרים. בסיום הקלדת פרטי המבוטח, המערכת מייצרת קובץ נתוני שיחה בפורמט XML הכולל את כל נתוני המבוטח, פרטי הסוכן, תאריך ושעה של ביצוע השיחה וכן סוג הביטוח המבוצע. בהתאם לאישור הסוכן, המערכת שולחת באופן אוטומטי מלא את קובץ ההקלטה וקובץ נתוני השיחה לשרת המרכזי של חברת הביטוח. תהליך משלוח הקבצים מבוצע בתהליך מאובטח ומוצפן המגן על חיסיון פרטי המבוטח בהתאם לדרישות הממונה על הביטוח. תהליך משלוח הקבצים מגובה במערכת שרידות הפועלת ברקע ללא הפרעה לתהליך ההקלטה. מערכת השרידות, אחראית על השלמת ביצוע תהליך משלוח הקבצים, גם במקרה של כשל בתקשורת או תקלה מכל סוג שהוא. המערכת יוצרת קשר עם השרת המרוחק של חברת הביטוח ומאפשרת את העברת הקבצים במלואם באופן תקין. בסיום המשלוח,המערכת מקבלת משרת חברת הביטוח, אישור על הגעת הקבצים באופן מלא ותקין, כך שסוכן הביטוח יודע בוודאות כי קבצי ההקלטה הגיעו לחברת הביטוח ותהליך יצירת הפוליסה החל. חברת הביטוח שולחת משוב לסוכן הכולל את מספר ההקלטה שנקלט בחברת הביטוח, מספר זה מהווה אסמכתא לסוכן על השלמת התהליך מבחינתו.
מערכת טלרקורדר מונו פרו, פועלת בהצלחה באלפי עמדות של סוכנויות ביטוח ברחבי הארץ ומשמשת את חברות הביטוח הבאות: הראל, כלל, כלל בריאות, מנורה, הפניקס, אילון, והכשרת הישוב ועוד וכן את הסוכנויות הגדולות והמובילות בישראל. המערכת מותאמת לעבוד גם במקביל למערכת הקלטה מרכזית הקיימת בארגון ותפקידה להקליט את כל שיחות הטלפון בסוכנות ללא מעורבות הסוכן או נציג המכירות. התשלום עבור המערכות מבוצע לרוב ע”י חברות הביטוח עצמן כאשר חברת מונו פרו אחראית על כל הצד הטכני של התקנת המערכות, תחזוקה ושרות, תמיכה טכנית והדרכת הסוכנים.
