הקלטת שיחות בחלל החדר

איך להקליט שיחות בחלל החדר?

מוצר משלים וכמעט הכרחי בתחום הקלטת שיחות הטלפון הנו הקלטת שיחות בחלל החדר כגון הקלטת פגישות עסקיות, דיונים הנערכים במשרד ופגישות רבות משתתפים.

טלרקורדר מציעה שני סוגי פתרונות בתחום ההקלטה לשיחות פרונטליות.
TR-Meeting – מערכת הקלטה לחדרי ישיבות ודיונים – המערכת מתקדמת להקלטה דיגיטלית של פגישות ודיונים בחלל החדר ובחדרי ישיבות. המערכת כוללת מערך מיקרופונים, מיקסר ותוכנת הקלטות מתקדמת.
טלרקורדר TR-102 – מכשיר להקלטת שיחות טלפון המאפשר גם הקלטה בחלל החדר. מכשיר טלרקורדר מחובר לשני מקורות הקלטה – מכשיר הטלפון בעמדה ומיקרופון חיצוני מותאם.
המשתמש בורר באמצעות כפתור את מקור ההקלטה הרצוי, בין אם זאת שיחת טלפון ובין אם מדובר בהקלטת שיחה או דיון פרונטלי המבוצע בחדר.

 ברוב המקרים לעסקים רבים בהם נדרשת הקלטת שיחות טלפון, יש צורך גם בהקלטת שיחות בחלל החדר כגון פגישות פנים אל פנים, דיונים וישיבות

כך למשל בתחום הקלטת שיחות לסוכני ביטוח, נדרשת לא אחת הקלטה של שיחה עם מבוטח המגיע לפגישה או שהסוכן מגיע למבוטח עם המחשב הנייד ומעוניין לתעד את הפגישה.
כמו כן, בהקלטת שיחות למשרד תיווך, לא אחת העברת המידע נערכת במשרד התיווך ויש צורך לתיעוד השיחה והנאמר בה.
בתחום הקלטת שיחות לעורכי דין, הצורך מובן אם כי ישנם היבטים של אתיקה מקצועית שמאחריות מבצע ההקלטה.

הקלטת שיחות בחלל החדר לצורך פגישות ודיונים יעילה למספר שימושים:

• תיעוד השיחה – לא אחת נאמרים דברים רבים בשיחה שאין אפשרות לתעד בכתב, האזנה לשיחה בצורה מבוקרת תחשוף את הנתונים ותאפשר להשתמש בהם לביצוע התקשרויות ועסקאות נוספות.
• מניעת אי הבנות – לא אחת קורה כי כל צד לדיון חשב ששמע את הצד השני אומר הדברים מסוימים. הקלטת השיחה תמנע ויכוחים מיותרים ותאמת את הנאמר בפגישה באופן מדויק.
• תיעוד לצורך ראיה משפטית – הקלטת הצד השני בדיון או פגישה שנערכת “פנים אל פנים” יכולה לקבוע גורלות של ויכוח משפטי במידה והדברים שנאמרו בשיחה תואמים את גרסת אחד הצדדים.
• הקלטת לצורך הדרכה ושפור השרות – האזנה לאופן ביצוע שיחת מכירה או שרות, תוך מתן דגשים על אופן ניהול השיחה, אינטונציה, טיפול בהתנגדויות וטכניקת סגירת עסקה, משמשות מוקדי מכירה ושרות רבים במהלך הכשרת נציגי השרות והתייעלות בביצוע השיחות הטלפוניות של הנציגים.